近年來(lái)，國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局商標(biāo)局堅(jiān)持以服務(wù)商標(biāo)改革為中心，堅(jiān)持向改革創(chuàng)新要?jiǎng)恿?，開(kāi)展了一系列卓有成效的探索。

加強(qiáng)制度建設(shè)夯實(shí)管理根基

隨著商標(biāo)改革向縱深推進(jìn)和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，商標(biāo)檔案的內(nèi)容范圍、承載形式、管理手段、利用方式等均發(fā)生了較大變化，1987年出臺(tái)的《商標(biāo)檔案管理暫行辦法》已無(wú)法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展和管理需要。2020年，經(jīng)國(guó)家檔案局同意，國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局印發(fā)了《商標(biāo)注冊(cè)檔案管理辦法》，解決了業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門和檔案管理部門職責(zé)不清、整理和歸檔要求不嚴(yán)、證據(jù)材料保管期限過(guò)長(zhǎng)、鑒定和銷毀規(guī)定缺乏等亟待解決的問(wèn)題。針對(duì)檔案管理部門對(duì)于商標(biāo)業(yè)務(wù)文件整理歸檔參與和指導(dǎo)不夠的情況，制定《商標(biāo)檔案材料管理工作規(guī)程》，既落實(shí)細(xì)化了各部門的職責(zé)分工，又梳理了歸檔流程中存在的問(wèn)題，提出了具體整理要求。

通過(guò)不斷完善管理機(jī)制，打破了業(yè)務(wù)部門和檔案部門分割式管理模式，增強(qiáng)了商標(biāo)檔案全鏈條管理意識(shí)，有力保證文件整理質(zhì)量，逐漸形成商標(biāo)檔案管理合力。

優(yōu)化管理機(jī)制提升工作水平

一是推進(jìn)商標(biāo)電子檔案系統(tǒng)規(guī)范管理與安全升級(jí)。2019年，進(jìn)行電子檔案系統(tǒng)改造，開(kāi)發(fā)相應(yīng)模塊，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案調(diào)取電子化。2020年底，對(duì)商標(biāo)電子檔案庫(kù)進(jìn)行升級(jí)改造。2023年底，對(duì)早期商標(biāo)數(shù)據(jù)與檔案進(jìn)行比對(duì)核查，補(bǔ)錄和修正錯(cuò)漏數(shù)據(jù)，并開(kāi)展分級(jí)分類研究。今年上半年，重點(diǎn)完善電子文件形成、收集、整理和歸檔工作，新增鑒定和銷毀功能，制定商標(biāo)電子文件元數(shù)據(jù)方案，推進(jìn)業(yè)務(wù)需求與檔案系統(tǒng)有效銜接。

二是探索推進(jìn)商標(biāo)檔案鑒定與銷毀工作，實(shí)現(xiàn)商標(biāo)檔案庫(kù)房空間良性運(yùn)轉(zhuǎn)。商標(biāo)局室藏商標(biāo)檔案1922萬(wàn)余卷，內(nèi)容包括注冊(cè)申請(qǐng)、異議、撤銷、評(píng)審等，多為永久保存。其中，商標(biāo)異議、撤銷和評(píng)審案件的證據(jù)材料的保管期限為5年或10年。為緩解庫(kù)容壓力，2018年以來(lái)，通過(guò)壓縮申請(qǐng)材料數(shù)量、提高網(wǎng)上申請(qǐng)比例，永久保管的紙質(zhì)檔案材料增量大為壓縮，從2017年的83萬(wàn)件降到如今的18萬(wàn)余件。定期保管的檔案材料仍主要以紙質(zhì)方式為主，年增量為30至40萬(wàn)件。為實(shí)現(xiàn)庫(kù)房空間良性運(yùn)轉(zhuǎn)，商標(biāo)局持續(xù)推進(jìn)保管期限屆滿的商標(biāo)檔案的鑒定與銷毀工作，檔案管理部門及時(shí)組織業(yè)務(wù)部門進(jìn)行鑒定并編制銷毀清冊(cè)，待審批完成后，再委托外部從事銷毀服務(wù)的企業(yè)進(jìn)行銷毀，每年銷毀保管期限屆滿檔案約20至30萬(wàn)件，實(shí)現(xiàn)庫(kù)房空間良性運(yùn)轉(zhuǎn)。擬銷毀的商標(biāo)檔案材料雖不涉及國(guó)家秘密，但商標(biāo)局依然審慎選擇從事銷毀服務(wù)的企業(yè)，從合法資質(zhì)、保密資質(zhì)、服務(wù)經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)能力、設(shè)施設(shè)備等方面，嚴(yán)格按照合法、安全、可控的原則，比選依法設(shè)立的具備相應(yīng)資質(zhì)和服務(wù)能力的受托方，經(jīng)審批后簽訂委托協(xié)議，明確服務(wù)范圍、職責(zé)和保密要求等，確保檔案銷毀的合法性、規(guī)范性和安全性，防止檔案信息泄露。

三是積極依托中美歐日韓商標(biāo)五局合作框架，借鑒國(guó)外商標(biāo)檔案管理經(jīng)驗(yàn)做法，提升管理規(guī)范化水平。2022年至2023年，牽頭完成“商標(biāo)檔案管理及應(yīng)用”項(xiàng)目，為提高檔案管理質(zhì)量、逐步壓縮紙質(zhì)檔案增量、加強(qiáng)信息安全保障體系建設(shè)等提供經(jīng)驗(yàn)參考。

創(chuàng)新服務(wù)舉措增強(qiáng)服務(wù)能力

一是進(jìn)一步滿足社會(huì)公眾調(diào)閱商標(biāo)檔案和查詢數(shù)據(jù)的需求。公眾可在中國(guó)商標(biāo)網(wǎng)查詢注冊(cè)商標(biāo)的基本信息，如名稱、類別、核定使用商品（服務(wù)）、有效期等。通過(guò)查詢，能在申請(qǐng)前大致了解別人是否已注冊(cè)相同或者近似商標(biāo)，對(duì)于商標(biāo)得以注冊(cè)的可能性以及把商品提前投入市場(chǎng)的風(fēng)險(xiǎn)，可以有大致預(yù)判。

二是推動(dòng)商標(biāo)數(shù)據(jù)資源共享。2018年底，商標(biāo)檔案信息數(shù)據(jù)通過(guò)中國(guó)商標(biāo)網(wǎng)向社會(huì)公眾開(kāi)放共享。2022年以來(lái)，政府部門之間、國(guó)家間數(shù)據(jù)信息交流共享逐漸頻繁，商標(biāo)檔案管理部門積極參與并拓展了電子檔案數(shù)據(jù)的傳播利用。完成商標(biāo)注冊(cè)證、國(guó)際商標(biāo)注冊(cè)信息、地理標(biāo)志信息、質(zhì)押登記公告信息接入國(guó)家政務(wù)服務(wù)平臺(tái)等工作，拓展了商標(biāo)數(shù)據(jù)利用服務(wù)范圍。

三是推動(dòng)商標(biāo)數(shù)據(jù)資源雙向交流。積極響應(yīng)國(guó)務(wù)院政務(wù)服務(wù)平臺(tái)的數(shù)據(jù)雙向共享交流機(jī)制，匯總商標(biāo)審查審理工作中各種數(shù)據(jù)輔助應(yīng)用場(chǎng)景，深入分析所需數(shù)據(jù)名稱和具體信息項(xiàng)，細(xì)致梳理匯總形成數(shù)據(jù)需求清單，為商標(biāo)審查提供更加全面、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。國(guó)際方面，與歐盟進(jìn)行定期商標(biāo)數(shù)據(jù)交換，加強(qiáng)國(guó)際合作與信息共享。

注：這是國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局商標(biāo)局在國(guó)家檔案局專業(yè)檔案業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)班上的講話摘錄。